Description

Cette formation vous montrera comment mieux vous positionner dans votre environnement professionnel, gérer votre temps et organiser vos tâches, tout en construisant des relations efficaces avec vos collègues de travail.

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui ?

Cette formation s'adresse aux assistant(e)s et aux secrétaires.

Prérequis

Aucun.

Les objectifs de la formation

• Savoir gérer le temps et organiser les tâches
• Apprendre à éviter les tensions contre-productives
• Savoir entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie

Programme de la formation

• Positionner son rôle d'assistant(e) et secrétaire dans l'organisation
  • La définition de la fonction et ses implications.
  • L'étendue du champ d'action de l'assistant(e).
  • Se faire reconnaître dans la culture de l'organisation.
  • Comprendre les enjeux du rapport avec le management.
  • Définir et maintenir les paramètres d'une bonne collaboration.
  • Comment "manager son manager" ? Les attitudes réactives et proactives.
  • Etre force de proposition.
• Gérer son activité
  • Les lois et principes de la gestion du temps.
  • Fixer et lister les objectifs.
  • Lister les activités.
  • Déterminer le degré de priorité.
  • Les facteurs associés à une bonne gestion de l'activité.
  • Des solutions applicables à la perte de temps et d'énergie.
  • Eviter les tensions contre-productives.
  • Eviter les surcoûts.
  • Travaux pratiques Test sur les capacités d'organisation.
• Connaître ses "voleurs" de temps
  • Quels sont vos voleurs de temps ? Gérer les interruptions : téléphone, imprévus, changement de priorité, distractions.
  • Le manque d'objectifs, de planification, de priorités.
  • La volonté d'en faire trop, l'incapacité à dire " non ".
  • Le manque d'organisation.
  • Les réunions mal préparées.
  • L'information incomplète ou en retard.
  • L'absence de classement des informations.
  • Travaux pratiques Identification des voleurs de temps et recherche de solutions.
• Définir efficacement ses priorités
  • Définir des objectifs.
  • Elaborer la matrice des priorités de son poste.
  • Définir et lister les priorités, l'urgent et l'important.
  • Elaborer un plan de journée.
  • Organiser les réunions et manifestations.
  • L'organisation matérielle d'une réunion.
  • Les principes de gestion de l'agenda (papier et électronique).
  • Gérer l'agenda de son manager.
  • Travaux pratiques Elaboration de ses priorités ; construction d'un plan de journée.
  • Préparation d'une réunion.
• Entretenir des relations efficaces avec ses collègues et sa hiérarchie
  • Les attitudes dans les relations en face-à-face.
  • Faire passer un message avec diplomatie.
  • Savoir argumenter et convaincre.
  • Formuler une critique de manière constructive.
  • Négocier avec son manager.
  • Gérer les tensions et les conflits.
  • Travaux pratiques Mises en situation.