Description

Comment classer et archiver des documents de la manière la plus efficace et intuitive possible ? Quelle méthode utiliser ? Cette formation classement et archivage, d'une durée de 2 jours, répondra à ces questions tout en vous apportant des clés avant tout pratiques pour organiser et classer la documentation de votre entreprise.

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui ?

Secrétaires et assistant(e)s Tout personnel administratif chargé d'organiser le classement, l'archivage et la gestion de la documentation dans leur service

Prérequis

Aucun prérequis nécessaire pour suivre la formation classement et archivage

 

Les objectifs de la formation

Découvrir les différentes méthodes de classement et les indications Adopter une méthode simple et évolutive pour réorganiser son classement Connaître et appliquer les règles d'archivage dans son entreprise

Programme de la formation

• Qu'est-ce qu'un classement efficace ?
  • Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations
  • Valider objectifs et caractéristiques d'un classement performant
  • Faire son auto-diagnostic : pointer ses axes d'amélioration
• Analyser l'information et choisir une méthode de classement
  • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
  • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
  • Choisir la méthode de classement adaptée
• Savoir structurer et titrer ses dossiers
  • Comprendre l'articulation d'une affaire et la vie d'un dossier
  • Choisir des titres pertinents
  • Structurer un dossier et le faire vivre
• Bâtir un plan pour faciliter l'accès au classement
  • Créer un plan de classement accessible à tous
  • Utiliser son micro-ordinateur pour faciliter le partage de l'information
  • Coordonner le classement ?papier? et le classement électronique
• Connaître l'essentiel sur l'archivage
  • Distinguer la durée de conservation légale et pratique
  • Préparer un versement aux archives
  • Gérer le plan d'archivage des dossiers
• Réorganiser son classement : préparer un plan d'action
  • Faire l'état des lieux : Faire l'inventaire des dossiers / Sélectionner les dossiers à restructurer / Évaluer le budget temps et matériel / Présenter le projet à son manager / Mener à bien l'organisation
  • Restructurer et titrer les dossiers : Faire valider les titres par les utilisateurs / Définir les thèmes avec les utilisateurs / Numéroter les dossiers / Rédiger le plan de classement informatique / Afficher et diffuser le plan / Peaufiner la signalisation sur armoires et dossiers