Description

L'Office Manager occupe une place importante dans les entreprises actuelles. Il est chargé de superviser et de coordonner le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise. Ce rôle se situe à un niveau intermédiaire entre celui d'Assistant(e) de direction de haut niveau et de responsable administratif/ve. Le cycle de formation proposé permet de développer ou de renforcer les compétences nécessaires à ce métier.

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui ?

• Office Manager en poste ou récent dans la fonction.
• Assistant(e) de direction, assistant(e).
• Toute personne souhaitant évoluer vers la fonction d'Office Manager ou se perfectionner dans les missions principales du métier.

Prérequis

Ancun.

Les objectifs de la formation

• Déterminer son rôle, ses responsabilités et sa position en tant qu'Office Manager.
• Acquérir les compétences essentielles du métier d'Office Manager.
• Être un soutien pour la gestion du changement.
• Développer ou améliorer ses compétences en comptabilité, en gestion et en gestion des ressources humaines.
• Réussir ses missions de management.
• Avoir une maîtrise des bases du management de projet.
• S'adapter à la transformation digitale.

Programme de la formation

• Définir le role et les missions d'office manager
  • Identifier le positionnement et les spécificités de la fonction
  • Définir les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager
  • Présenter les compétences et les comportements nécessaires pour réussir dans ce poste 
• Guider le processus de changement.
  • Les mécanismes du changement : identification des phases, analyse des origines, levée des freins et des résistances
  • Rôle de l’Office Manager dans la conduite du changement : anticipation, soutien de la motivation et application des leviers favorisant l’adaptation
  • Communication : gestion des situations liées au changement
  • Mise en situation : atelier pratique de développement des compétences relationnelles pour mieux s’adapter aux autres
• Maîtriser les éléments clés de la comptabilité.
  • Le rôle et le fonctionnement de la comptabilité au sein de l'entreprise.
  • Appropriation des états financiers : compréhension des différents postes du bilan et identification du compte de résultat.
  • Enregistrement des opérations courantes : comptabilisation des achats et des ventes (factures, avoirs, TVA).
  • Les principaux ratios de l'analyse financière : éléments clés à connaître.
• Connaître l'essentiel de la gestion
  • Le contrôle de gestion : comprendre les données de l'entreprise, analyser ces données.
  • L'élaboration d'un budget et le suivi budgétaire : faire les prévisions, collecter les informations, utiliser des outils d'élaboration et de suivi de budget.
  • Mise en situation Exercices et études de cas en comptabilité et en gestion.
• Déterminer le positionnement de la fonction RH de l'Office Manager.
  • La fonction RH : identifier les missions, connaître les problématiques RH, identifier ses rôles en tant qu'Office Manager.
  • Les sources de droits applicables : identifier les sources de documentation indispensables au rôle RH.
• Posséder une maîtrise des étapes essentielles du recrutement.
  • La définition de fonction : élaborer une étude de poste et rédiger une définition de fonction.
  • L'offre d'emploi : rédiger une annonce (presse ou réseaux).
  • La sélection des candidat(e)s : repérer les potentiels, détecter les compétences et mettre en œuvre une méthode de sélection.
  • L'entretien de recrutement : poser les questions adéquates selon leur utilité, mener un entretien de recrutement permettant de faire le meilleur choix possible.
• Développer les compétences : la formation
  • La formation professionnelle : connaître les points-clés et le cadre légal, s'approprier les différents dispositifs (bilan de compétences, plan de formation, CIF, etc.).
  • La mise en œuvre de la formation : analyser un besoin, mettre en œuvre des solutions adaptées, suivre la formation.
• Maîtriser les aspects légaux de la gestion du personnel
  • Les contrats de travail : maîtrise des règles relatives aux différents types de contrats (CDI, CDD, temps partiel, contrats aidés, intérim)
  • Temps de travail et absences : gestion des durées de travail et application du cadre légal
  • Congés : compréhension des mécanismes, application des règles et calcul des droits à congés
  • Mise en situation : conduite d’un entretien de recrutement
  • Exercices pratiques : rédaction et tri des CV
• Assurer efficacement son rôle de manager et ses responsabilités.
  • Les règles d'or du management : cerner les attentes de l'entreprise ; développer les compétences ; adopter les comportements managériaux.
• Animer et manager
  • Les bases du management : définir les règles et fixer les objectifs.
  • Les styles de management : cerner les différents styles de management et identifier le sien.
  • Les situations délicates : gérer les tensions et les résistances des collaborateurs.
• Acquérir les fondamentaux du management de projet
  • Les bases de la gestion de projet : identifier les acteurs d'un projet, rédiger ou superviser le cahier des charges.
  • L'organisation : analyser les besoins, décrire les tà¢ches et planifier le projet.
  • La négociation : hiérarchiser les arguments du projet, présenter l'offre, mener l'entretien de négociation et conclure un accord.
• Guider l'entreprise dans sa transformation digitale.
  • Outils digitaux : appropriation de la culture digitale et identification de la valeur ajoutée des outils numériques
  • Accompagnement des collaborateurs : analyse du rôle d’encadrement, identification des freins et élaboration d’une charte d’utilisation
  • Mise en situation : entraînement aux différents styles de management, gestion des situations délicates et du stress
  • Mise en situation : pilotage et suivi de l’avancement d’un projet
  • Évaluation des acquis de la formation