Description

Ce stage pratique vous permettra d'appréhender toutes les étapes préliminaires à la mise en oeuvre d'une solution de GED ou de gestion de contenu d'entreprise. Vous apprendrez à organiser et à indexer votre fond documentaire, et identifierez les types de contenu dont vous avez besoin.

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui ?

Toute personne impliquée dans un projet de GED ou de gestion de contenu.

Prérequis

Les objectifs de la formation

• Identifier les éléments de l'analyse documentaire
• Créer un plan de classement
• Indexer des contenus
• Modéliser des flux documentaires
• Créer des modèles de contenu

Programme de la formation

• Identifier les éléments de l'analyse documentaire
  • Le cycle de vie des documents.
  • Les référentiels documentaires.
  • Le dossier d'analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
  • Identifier les différents types de documents.
  • L'acquisition et l'utilisation des métadonnées.
  • Les principales normes et standards utiles à l'analyste.
  • Les logiciels documentaires.
  • Etude de cas Présentation d'un dossier d'analyse.
• Créer le plan de classement
  • Les grandes classifications universelles.
  • Définir le périmètre du champ documentaire.
  • Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
  • Méthodologie de conception adaptée.
  • Test et évaluation.
  • Les outils logiciels d'aide à la création.
  • Travaux pratiques Proposer le plan de classement d'un échantillon de documents.
• Indexer les contenus
  • Règles et méthodes d'indexation.
  • Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
  • Définir une stratégie d'indexation : listes d'autorité, folksonomies.
  • Choisir les organisations d'index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations.
  • Les logiciels d'aide à l'indexation.
  • Travaux pratiques A l'aide du dossier d'analyse documentaire, proposer une organisation pour indexer un échantillon de documents.
• Modéliser les flux documentaires
  • Identifier et représenter les flux documentaires.
  • Compléter le dossier d'analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
  • Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
  • Les logiciels d'aide à la modélisation.
  • Travaux pratiques Compléter le dossier d'analyse documentaire pour représenter la circulation des documents dans une chaîne de validation.
• Créer les modèles de contenu
  • Identifier les types de contenu.
  • Définir les propriétés, les aspects et les associations.
  • Utiliser les modèles de contenu dans la recherche et le classement des documents.
  • Démonstration Création d'un modèle de contenu avec Drupal et Alfresco.
• Finaliser le dossier d'analyse documentaire
  • Analyser la qualité et la pertinence de l'organisation documentaire.
  • Faire évoluer le plan de classement.
  • Démonstration Mettre en oeuvre le dossier d'analyse documentaire dans une solution logicielle.