Description

Les Services Généraux occupent aujourd'hui une place de plus en plus stratégique dans l'entreprise. Au cœur de cette activité, le Responsable des Services Généraux et de l'environnement de travail est à la fois gestionnaire, manager, organisateur et aussi, acheteur, négociateur. Généraliste dans les domaines techniques, il est le fédérateur de l'ensemble des intervenants internes et externes. Cette formation lui donne une réponse complète pour manager ses équipes et s'ouvrir à des activités connexes (maîtrise d'ouvrage, facility et property management).

À qui s'adresse cette formation ?

Directeur/responsable des Services Généraux, de l’environnement de travail.

Responsable de la gestion technique et des services immobiliers.

Chargé de prestation de service et de patrimoine.

Prestataire extérieur : responsable de site et pilote de contrats.

Aucun.

Les objectifs de la formation

Réussir la mutation des services généraux dans l'entreprise.
Développer la relation avec le client interne.
Optimiser les compétences internes et les ressources externes.
Acquérir les outils de pilotage de la relation avec les prestataires.
Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget.

Programme de la formation

• PARTIE 1 : Maîtriser les fondamentaux de la fonction (3 jours)
  • 1 - Mettre en place les outils de diagnostic de la fonction
  • Lister les activités et prendre la mesure des différents métiers.
  • Faire le point des compétences à acquérir et à développer.
  • Mise en situation
  • 2 - Accroître la valeur ajoutée de la fonction
  • Mesurer l'impact des évolutions de l'environnement : économique, technique, réglementaire.
  • Prendre en compte les enjeux majeurs :
  • les exigences environnementales ;
  • les gisements potentiels d'économie ;
  • les évolutions de l'environnement de travail ;
  • les contraintes règlementaires.
  • 3 - Faire les bons choix avec les prestataires externes
  • Évaluer les différents modes d'organisation :
  • organisation en lots séparés ;
  • multi technique ;
  • multi service ;
  • facility management.
  • 4 - Maîtriser la communication des services généraux
  • Faire vivre la communication avec les "clients internes".
  • Hiérarchiser les difficultés rencontrées avec les clients et traiter les dysfonctionnements.
  • Construire une offre de services et responsabiliser les occupants aux bonnes pratiques écoresponsables.
  • Maîtriser les règles d'élaboration d'une enquête de satisfaction.
  • Exploiter les outils de traçabilité de la relation client.
  • Réussir la communication sur un projet.
  • Mettre en valeur ses arguments.
  • Mise en situation
  • Mise en application pratique
• PARTIE 2 : Manager l'équipe des services généraux et les prestataires externes (3 jours)
  • 1 - Organiser son management
  • Établir le diagnostic des ressources
  • Le savoir-faire du manager
  • 2 - Manager les prestataires externes
  • Identifier les risques attachés à la sous-traitance.
  • Repérer les points clés d’un contrat de prestation.
  • Mettre en place les outils de suivi et d'évaluation des prestataires.
  • Initier une démarche de plan de progrès.
  • 3 - Manager l’équipe : renforcer l’efficacité des collaborateurs dans le quotidien des services généraux
  • Agir sur leurs motivations.
  • Renforcer leurs compétences.
  • Favoriser la communication au sein de l’équipe.
  • 4 - Se manager
  • Développer dès la prise de fonction son efficacité personnelle.
  • Favoriser la délégation et se concentrer sur des activités à "valeur ajoutée".
  • Mise en situation
  • Mise en application pratique
• PARTIE 3 : Construire un budget mettant en évidence la performance des services généraux (3 jours)
  • 1 - Identifier les coûts
  • Repérer les contraintes économiques de l’entreprise et leurs incidences pour les Services Généraux.
  • Identifier ses principaux indicateurs de coûts.
  • Utiliser les bases de données externes pour se "benchmarker".
  • 2 - Établir le budget des services généraux
  • Structurer et élaborer son budget : définir les objectifs opérationnels :
  • construire son plan d'actions.
  • Savoir mettre en valeur son budget.
  • Étudier la rentabilité d’un investissement énergétique.
  • Mise en situation
  • 3 - Piloter la performance attendue des services généraux
  • Synthèse du cycle, expliciter ses engagements pour améliorer :
  • la qualité de service ;
  • le suivi et l'optimisation des coûts ;
  • la sécurité des personnes et des bâtiments ;
  • l'efficacité de votre plan d'actions environnemental.