Description

Les situations de stress font partie du quotidien des assistant(e)s. Cette formation leur permettra de reprendre le contrôle de leur activité en gagnant en clarté, en efficacité et en organisation, afin de travailler dans des conditions optimales.

À qui s'adresse cette formation ?

Pour qui ?

Secrétaire, assistant(e).

Assistant(e) de direction.

Office manager.

Toute personne contribuant au support à l'action managériale : coordinateur, facilitateur.

Prérequis

Aucun.

Les objectifs de la formation

• Optimiser son organisation.
• Privilégier les tâches essentielles de sa fonction.
• Gérer les priorités et les imprévus.
• Tirer le meilleur parti des outils.
• S'affirmer pour mieux s'organiser.

Programme de la formation

• Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide
  • Comprendre sa propre relation au temps.
  • Identifier les risques de dispersion liés à la fonction d’assistant(e).
  • Repérer ses sources d’inefficacité ainsi que ses bonnes pratiques.
  • Évaluer ses marges de progression et d’action
• Gérer ses priorités : devenir un(e) assistant(e) hautement efficace
  • Clarifier les attentes du manager et de l’équipe.
  • Identifier les priorités de la fonction d’assistant(e) afin de créer une réelle valeur ajoutée.
  • Distinguer l’urgence de l’importance et construire sa matrice des priorités
• Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : devenir un(e) assistant(e) super-organisé(e)
  • Maîtriser les cinq leviers d’une organisation efficace.
  • Utiliser la méthode LIMITER pour se concentrer sur l’essentiel en situation de surcharge.
  • Exploiter les fonctionnalités de la messagerie et de l’agenda électronique.
  • Concevoir ses propres outils pour optimiser l’organisation de son travail d’assistant(e).
• Gérer son temps en coordination avec le manager et l’équipe : devenir un(e) assistant(e) super-affirmé(e)
  • Faciliter l’accès aux informations afin de renforcer l’autonomie de l’équipe.
  • Gérer les imprévus et les interruptions, et savoir dire non lorsque c’est nécessaire.
  • Proposer avec diplomatie des règles de fonctionnement efficaces pour l’ensemble de l’équipe.